Organisasi memiliki cara tersendiri untuk menyampaikan informasi dan berkomunikasi dengan pelbagai pihak. Komunikasi organisasi dapat terjadi dalam organisasi (internal) maupun keluar ogranisasi (eksternal). Organisasi sebagai representasi dari beberapa orang memiliki cara berkomunikasi yang berbeda dengan perseorangan. Salah satu keunikan tersebut tampak dari surat-menyurat organisasi.
Hubungan komunikasi organisasi dengan pihak-pihak terkait salah satunya dilakukan melalui surat. Ciri lain dari komunikasi formal organisasi adalah adanya perwakilan untuk menyatakan pendapat atas nama organisasi. Surat resmi adalah salah satu contoh cara sebuah organisasi berkomunikasi dan behubungan dengan pihak lain di dalam dan di luar organisasi tersebut.
[Baca Juga: Contoh Surat Keterangan Kerja ]
Surat resmi dapat dibedakan dengan surat tidak resmi. Corak ini dapat dibedakan baik untuk surat yang disampaikan melalui email ataupun tercetak. Namun secara umum terdapat beberapa ciri khas yang melekat pada surat resmi sebuah organisasi.
Ciri-ciri surat resmi Organisasi
Surat resmi organisasi secara umum ditandai dengan beberapa ciri khas yang tampak dan melekat, yaitu:
- Tersedianya kepala surat atau kop surat yang biasanya terdiri dari logo, alamat dan deskripsi umum organisasi.
- Penomoran surat. Nomor surat adalah cara organisasi untuk menginventarisir dokumen yang keluar dan masuk ke dalam organisasi. Penomoran adalah bagian dari pencatatan pada masing-masing organisasi dengan mekanisme masing-masing.
- Pengesahan. Pengesahan oleh otoritas dalam organisasi adalah bentuk atau cara orgaisasi memastikan apakah sebuah informasi bersumber atau berasal secara resmi dari organisasi. Otoritas penandatangan surat sangat ditentukan oleh skala surat, tujuan dan mekanisme pengambilan keputusan dan komunikasi dalam setiap organisasi.
Format Penulisan Surat Resmi Kelembagaan atau Organisasi
Format peulisan surat resmi sangat tergantung pada masing-masing organisasi. Keunikan ini ditentukan oleh kreativitas dan standar yang berlaku dalam organisasi. Meski demikian, secara umum format berlaku seakan terdpat template yang lazim digunakan.
[Baca Juga: Contoh Surat Lamaran Kerja]
Umumnya, format surat resmi akan terdiri dari beberapa elemen berikut ini:
- Kop Surat. Terdiri dari logo organisasi dengan alamat dan deskripsi dasar organisasi. Kop disajikan dengan beragam. Terdapat organisasi yang secara sederhana hanya meyajikan kop berupa ikon organisasi.
- Tanggal pembuatan surat. Ciri khas komunikasi organisasi adalah adanya pendokumentasian. Metode pendokumentasian yang umum adalah dengan mengurutkan dan mengelolmpokkan surat berdasarkan pada waktu pengiriman, baik tanggal, bulan, maupun tahun.
- Nomor surat. Setiap organisasi memiliki cara umum memberikan penomoran pada surat. Nomor biasanya menyajikan nama organisasi, waktu pengiriman, nomor unik setiap surat dan tahun. Secara umum, organisasi memiliki tipe penomoran yang berbeda-beda satu dengan lainnya.
- Hal dan Lampiran. Perihal atau hal adalah kolom khusus yang disediakan untuk menjelaskan secara singkat isi sebuah surat. Hal pada email berisi subjek atau fokus yang dibicarakan dalam surat. Lampiran bersifat opsional. Sebuah surat bisa memiliki lampiran atau pun tidak.
- Salam Pembuka. Organisasi umumnya mengutamakan kesopanan dalam komunikasi. Salam pembuka adalah bagian dari teknik komunikasi yang dijaga oleh organisasi.
- Isi Surat. Isi surat berisi paragraf-paragraf yang memuat pesan utama dalam surat. Pesan-pesan ini dibuat secara sistematis dengan serinci mungkin untuk menjelaskan subjek dari sebuah surat.
- Peutup. Terdapat dua bentuk penutup dalam surat resmi, yaitu paragraf penutup dan salam penutup. Keduanya merupakan elemen penting dalam surat-surat resmi organisasi.
- Pembuat Surat, otorisasi/tandatangan. Seperti dikemukakan sebelumnya, ciri khas sebuah surat resmi adalah adanya otoritas yang mengesahkan. Dengan demikian, nama pembuat surat dan tandatangan (manual maupun digital) menjadi bukti pihak dan tingkatan otoritas yang mengeluarkan surat. Penandatangan sangat tergantung pada standar yang berlaku pada masing-masing organisasi.
Penulisan Surat Resmi yang baik
Surat resmi dari segi pola telah banyak dipahami secara umum. Meski demikian, pola ini membutuhkan kejelian agar sebuah surat resmi bisa dikatakan mewakili kepemimpinan dan kebutuhan sebuah organisasi.
Faktor bahasa menjadi salah satu hal yang terpenting. Nilai kesopanan dan kejelasan dalam pesan-pesan yang disampaikan menjadi kunci. Kejelian bahasa memastikan tidak terdapat kesalahan penulisan dan pemilihan bahasa yang dapat menimbulkan kesalahpahaman pembaca. Selain itu, kejelian lain juga diperlukan, seperti dalam penulisan nama pihak-pihak yang disebutkan. Perlu secara cermat, seorang penulis memeriksa apakah nama-nama yang disebutkan dalam sebuah surat telah secara betul dan tepat dituliskan.
[Baca Juga: Panduan Penulisan Surat Pernyataan]
Contoh Surat Resmi Organisasi
Secara umum, surat resmi organisasi dapat beragam bentuk. Namun, sebagai panduan penulisan yang baik, berikut kami lampirkan contoh surat resmi organisasi yang dapat dijadikan rujukan bagi bagian administrasi organisasi.
KOP SURAT
ALAMAT ATAU KEDUDUKANNomor : 12/IV/ORG/2015Hal : UndanganLampiran : –Yth. Bapak Kepala Dinas PerindustrianKota Bandungdi BandungDengan HormatSalam sejahtera kami sampaikan semoga Bapak senantiasa dalam lindungan Tuhan Y.M.E.Sehubungan dengan rencana diadakannya kegiatan pembukaan minggu pelatihan kewirausahaan yang akan digelar oleh ORG, kami berencana untuk memintah kehadiran Bapak dalam kegiatan tersebut. Kami berharap dapat mengundang Bapak guna meresmikan pembukaan rangkaian kegiatan resmi kami tersebut.Adapun kegiatan tersebut dengan rincian sebagai berikut:Nama Kegiatan : Sarasehan Pembukaan Pelatihan Kewirausahaan ORGLokasi : Hotel Sanur BahagiaTanggal/Hari : Senin, 12 Oktober 2015Waktu : Pukul 09.00 s/d 12.00 WIBDemikian surat Permohonan ini kami sampaikan. Kami berharap Bapak dapat memenuhi permohonan kami ini. Atas segala bantuan disampaikan terima kasih.Bandung, 1 Oktober 2015Hormat KamiHusni TamrinCEO ORG
0 komentar:
SPEAK UP YOUR MIND
TELL US WHAT YOU'RE THINKING... !